Informations que nous recevons

Différents moments de votre parcours génèrent différents types de données. Quand vous prenez rendez-vous, nous enregistrons vos coordonnées basiques : nom, téléphone, adresse électronique. Pendant la consultation initiale, notre équipe documente l'état de vos cheveux, vos préoccupations spécifiques, votre historique capillaire si vous le partagez.

Données de consultation professionnelle

Nos spécialistes créent des dossiers détaillés pour personnaliser vos traitements. Ces dossiers contiennent des observations techniques sur la structure capillaire, la santé du cuir chevelu, les traitements antérieurs qui ont pu causer des dommages. Parfois, avec votre accord explicite, nous prenons des photographies avant-après pour suivre l'évolution — ces images restent strictement confidentielles et ne circulent jamais sans autorisation écrite.

Informations transactionnelles

Les paiements génèrent leurs propres traces : montants facturés, dates de transaction, méthodes utilisées. Nous ne conservons jamais les numéros complets de cartes bancaires — ces données transitent directement vers nos processeurs de paiement certifiés.

Données techniques de navigation

Notre site web capte automatiquement certaines informations quand vous le visitez : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, durée des visites. Ces éléments techniques nous aident à détecter les problèmes de fonctionnement et à améliorer l'expérience globale.

Finalités du traitement

Chaque catégorie d'information sert des objectifs précis. Vos coordonnées nous permettent de confirmer les rendez-vous, de vous envoyer des rappels, de vous joindre si un imprévu survient de notre côté. Les dossiers capillaires détaillés garantissent que chaque membre de l'équipe qui vous reçoit dispose du contexte nécessaire — vous n'avez pas à répéter votre histoire à chaque visite.

• Personnalisation des protocoles de traitement selon votre situation spécifique
• Suivi de l'évolution et ajustement des approches si les résultats ne correspondent pas aux attentes
• Communication de recommandations d'entretien entre les séances
• Gestion administrative : facturation, comptabilité, respect des obligations légales

Certaines analyses statistiques agrégées nous aident à comprendre quels types de dommages capillaires nous voyons le plus souvent, quels traitements donnent les meilleurs résultats selon les profils. Ces analyses fonctionnent avec des données anonymisées — impossible de remonter jusqu'à une personne identifiable.

Communications marketing

Si vous avez accepté de recevoir nos actualités, nous vous envoyons occasionnellement des informations sur de nouveaux traitements, des conseils d'entretien saisonnier, ou des offres spéciales. Vous pouvez interrompre ces envois à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque message.

Circulation des informations au-delà de notre structure

Nous ne vendons jamais vos données. Vraiment jamais. Certains partenaires techniques accèdent cependant à des portions limitées d'informations pour nous aider à fonctionner correctement.

Prestataires de services essentiels

• Notre plateforme de prise de rendez-vous en ligne traite vos coordonnées pour gérer le calendrier
• Le processeur de paiement sécurisé manipule les transactions financières
• Notre service d'hébergement web stocke les données du site
• Le système de messagerie professionnelle transporte nos courriels

Tous ces intervenants opèrent sous contrat strict qui les oblige à protéger vos informations et leur interdit de les exploiter pour leurs propres besoins. Ils accèdent uniquement aux données nécessaires à leur mission spécifique.

Protection et sécurisation

Nos systèmes informatiques bénéficient de protections multicouches : chiffrement des données sensibles, accès restreint au personnel autorisé uniquement, sauvegardes régulières stockées dans des environnements sécurisés séparés. Les dossiers papier restent enfermés dans des armoires verrouillées dans des zones à accès contrôlé.

Nos équipes reçoivent des formations régulières sur le traitement confidentiel des informations client. Chaque membre signe un engagement de confidentialité qui continue de s'appliquer même après la fin de son contrat.

Limites de la sécurité

Aucun système n'est invulnérable. Malgré nos précautions, des incidents peuvent survenir : intrusion informatique, erreur humaine, défaillance technique. Si une brèche compromettait vos données, nous vous en informerions rapidement avec les détails de ce qui s'est produit et les mesures prises pour corriger la situation.

Vos possibilités d'action

La réglementation européenne vous accorde plusieurs droits que nous respectons intégralement. Vous pouvez demander à consulter toutes les informations que nous détenons sur vous — nous vous fournirons une copie complète dans un format lisible. Si certaines données sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez exiger leur correction.

• Accès : obtenir la liste exhaustive des données vous concernant
• Rectification : corriger les informations erronées ou obsolètes
• Effacement : demander la suppression dans certaines circonstances
• Limitation : restreindre temporairement l'usage de certaines données
• Portabilité : recevoir vos données dans un format réutilisable
• Opposition : refuser certains traitements basés sur nos intérêts légitimes

Exercice pratique de ces droits

Envoyez votre demande par courriel à info@phyranexilo.com ou par courrier postal à notre adresse professionnelle. Nous devons vérifier votre identité avant de donner suite — cette vérification protège vos informations contre les accès frauduleux. Une copie de pièce d'identité suffit généralement. Nous répondons sous un mois maximum, parfois plus rapidement selon la complexité de la requête.

Durées de conservation

Nous ne gardons pas vos informations indéfiniment. Chaque catégorie suit son propre calendrier de rétention basé sur les obligations légales et les besoins opérationnels raisonnables.

Données clients actifs

Tant que vous restez client, nous conservons votre dossier complet pour assurer la continuité des soins. Si vous cessez de venir pendant trois ans consécutifs sans nous donner de nouvelles, nous considérons la relation comme terminée et procédons à l'archivage puis à la suppression progressive.

Documents comptables et fiscaux

Les factures et pièces justificatives financières restent archivées dix ans conformément aux exigences du code de commerce français. Après cette période, elles sont détruites de manière sécurisée.

Historique marketing

Si vous vous désinscrivez de nos communications promotionnelles, nous supprimons immédiatement vos coordonnées de nos listes d'envoi. Nous conservons cependant une trace minimale de votre désinscription pour éviter de vous recontacter accidentellement.

Fondements juridiques

Le traitement de vos données repose sur plusieurs bases légales selon les situations. Quand vous prenez rendez-vous et recevez nos services, nous traitons vos informations pour exécuter le contrat qui nous lie — c'est la base contractuelle. Certains traitements relèvent d'obligations légales : conservation des factures, déclarations fiscales, réponse aux demandes des autorités compétentes.

D'autres activités s'appuient sur nos intérêts légitimes en tant qu'entreprise : amélioration de nos services, prévention de la fraude, défense de nos droits. Nous équilibrons toujours ces intérêts avec vos droits fondamentaux — si la balance penche trop de notre côté, nous abandonnons le traitement ou demandons votre consentement explicite.

Consentement volontaire

Pour les communications marketing, nous sollicitons votre accord actif. Ce consentement reste révocable à tout moment sans justification ni conséquence sur les services que nous vous fournissons. Retirer votre consentement n'affecte pas la légalité des traitements effectués avant ce retrait.

Transferts internationaux

Nos activités se déroulent principalement en France. Les données restent stockées sur des serveurs situés au sein de l'Union Européenne où s'appliquent les protections du RGPD. Certains outils techniques que nous utilisons appartiennent à des sociétés basées hors de l'UE, notamment aux États-Unis.

Quand un transfert hors UE s'avère nécessaire, nous nous assurons que des garanties appropriées encadrent ces flux : clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne, certification Privacy Shield pour les entreprises américaines éligibles, ou mécanismes de conformité équivalents reconnus par les autorités de protection des données.

Mineurs et consentement parental

Nos services s'adressent aux adultes. Si un adolescent de moins de seize ans souhaite prendre rendez-vous, nous exigeons l'accompagnement et le consentement d'un parent ou représentant légal. Ce dernier doit être présent lors de la consultation initiale et signer les formulaires d'autorisation nécessaires.

Nous ne recueillons jamais intentionnellement d'informations auprès d'enfants sans supervision parentale appropriée. Si nous découvrions qu'un mineur nous a fourni des données sans l'accord requis, nous les supprimerions immédiatement après avoir tenté de contacter les parents.

Modifications de cette politique

Nos pratiques évoluent avec les technologies, les réglementations, et nos propres apprentissages. Quand nous modifions substantiellement cette politique, nous en informons nos clients actifs par courriel ou via un avis visible sur notre site. La date de dernière révision apparaît toujours en haut du document.

Les changements mineurs (corrections typographiques, clarifications sans impact sur vos droits, ajustements d'adresse) peuvent être effectués sans notification préalable. Consultez cette page régulièrement si vous voulez rester informé des évolutions.

Autorité de contrôle

Si vous estimez que nous ne respectons pas correctement vos droits en matière de protection des données, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), l'autorité française de contrôle. Ce recours reste possible même après nous avoir contactés directement — vous n'avez pas d'obligation de tenter une résolution amiable avant de saisir la CNIL, bien que nous apprécions l'opportunité de corriger les problèmes directement.